Interview
社員インタビュー
05
受発注から業務改善まで、
自らの判断で切り拓く。
「守りの要」となり、
ビジネスの最前線を支える誇りとやりがい。
2017年入社
U.M
商品本部 商品業務サポート部
一般職(スタッフ・コース)
就職活動時は「社会や暮らしに必要不可欠で、仕事の成果が日々の暮らしの中に形として残るものに携わりたい」と思い、業種を絞らず様々な企業を検討しました。その中でパッケージの商社である当社に惹かれたのは、日々の暮らしに身近なパッケージに携わることで、仕事の成果が実感しやすそうと感じたから。そして、元々可愛いパッケージを集めるのが好きだったから。当初は営業職を志望していましたが、自己分析を進める中で、自ら先頭に立って発信するよりも、誰かを支えるサポート役でこそ力を発揮できるタイプだと気づき、スタッフ・コースで入社しました。
以来、複数の部署を経て、現在は商品業務サポート部に所属しています。原材料・紙資材取引や食品メーカー向け資材取引における受発注業務、在庫管理、計上処理などを一貫して担当し、既存の取引を円滑に進めるための「守りの要」としての役割を担っています。
当社は福利厚生が非常に充実しており、フレックス勤務制度や有給休暇も活用しやすく、ワークライフバランスを保ちながら長く働ける環境があります。若手であっても一人ひとりが担当を持ち、自分の裁量で優先順位を判断して仕事を進められる点に、やりがいを感じています。
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受発注処理から実績表作成まで。
取引を円滑に進めるための「橋渡し」を果たす
”
私が所属する商品本部には、原材料を扱う第一部、紙資材を扱う第二部、そして食品メーカーとの取引や海外事業を担う第三部があります。私は、これらの取引における受発注業務、納期調整、在庫管理、そして計上・請求処理などの業務を担当しています。
「受発注」と言葉にすると簡単に聞こえるかもしれませんが、実際には臨機応変な対応が求められます。発注の形態はメーカーごとに異なり、時には急な需要の変動によって「在庫が足りない」「配送便が確保できない」といった事態も起こり得るからです。実際、お客様の希望納期にメーカーが対応できない場合には、電話やメールを通じて双方の間に入り、最適な解決策を探るための「橋渡し」を行います。また、計上処理や在庫表・実績表の作成も重要な任務です。特に月末月初は、数多くの取引先の在庫状況をまとめて報告するので集中力が必要です。
商品本部にはスタッフ・コースの社員が10人近く在籍しており、仕入先であるメーカーごと、或いは販売先ごとに担当者が分かれています。そのため、同じ販売先のお客様に複数の社員が対応することもあり、常に連携・協力しながら効率よく事務処理を進めています。
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自らの判断で仕事を進め、
営業と連携して「欠品」を防ぐ
”
膨大な数の取引を同時進行で手配する私たちの仕事には、スケジュール管理が欠かせません。私は毎朝、その日にやるべきことをすべて洗い出し、優先順位を付けて業務に当たります。「その日の仕事は翌日に持ち越さない」ことをポリシーにしており、一日の終わりにはTODOリストを再確認して処理漏れがないかを徹底。新人の頃は紙の発注書に埋もれて戸惑うこともありましたが、経験を重ねる中で、自ら判断して効率的に業務を回すスキルが自然と身についてきました。
また、日頃から社内外を問わず「対話」を大切にしています。受発注の現場では電話でのやりとりが非常に多く、これは入社前に想像していた以上でした。しかし、実際に仕事に取り組んでみると、電話によるコミュニケーションの効果を強く感じるようになりました。日頃からメーカーや取引先とフランクに話し、信頼関係を築けているからこそ、いざ納期調整などの難しいお願いをする際にも、快く協力していただけるのだと感じています。
営業チームとの強い連携も、私たちの仕事の面白さです。例えば、営業担当者が「取引先の大手外食チェーンが販促施策を行う」という情報を入手し、「今後、出荷が大きく伸びる」と連絡してきたとします。情報を得た私は、即座にメーカーへ増産を打診し、全国にある自社倉庫の在庫バランスを調整します。現場で容器が一つでも足りなければ、お客様のビジネスが止まってしまいます。営業と情報を密に交わし、一度も欠品させることなく在庫を確保できた時には、チームの一員として大きな達成感を得ることができます。
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マルチタスクの強みを活かし、
業務の「平準化」を進めていきたい
”
これまでの仕事を通じて、私は「マルチタスクが得意」という自らの強みに気づくことができました。限られた時間の中で優先順位を判断し、多様な業務を並行して進めていく。スタッフ・コースの仕事は、まさにこの適性を最大限に活かすことができます。
加えて、年次を重ねるにつれ、さらに一歩踏み込んだ「営業サポート」を意識するようになりました。特に最近、手応えを感じたのが、営業チームが確認する実績表の作成業務を改善したことです。これまで手作業で入力していた箇所を、独学や周囲のアドバイスを元にマクロやエクセル関数を組んで自動化しました。これにより、1時間ほどかかっていた作業が、今ではボタン一つ、わずか数分で完了するようになり、大幅な時間短縮を実現できました。自分の工夫によってチームの業務効率を高め、周囲に貢献できたことが何よりも嬉しかったですね。
スタッフ・コースの仕事は各自が担当を持って進めるため、業務が属人化しやすいという側面があります。そこで実績表の作成を自動化して業務効率化を実現した経験を生かして、今後はチーム全体の業務改善にも挑戦したいと考えています。
1日の仕事の流れ
9:00〜12:00
受発注業務・納期調整
お客様からの発注書の手配、メール対応、メーカーとの納期調整などを行います。
12:00〜13:00
ランチタイム
同期と近隣のデパ地下へ買いに行くこともあれば、お弁当を持参することもあります。
13:00〜14:00
午後の受発注対応
午前中に引き続き、届いた発注書を順次処理していきます。
14:00〜15:30
計上処理
社内専用システムに売上や仕入れなどの取引データを入力・記録します。
15:30〜17:00
在庫表作成・配送確認
月末は在庫表の作成に集中。配送に遅れがあれば営業担当と連携して対応します。
17:00〜17:30
TODO整理・退社準備
メールの最終確認を行い、この日の業務を完遂。翌日のタスクを整理して退社します。
就職活動中の皆さんへ
メッセージ
「スタッフ・コース」と聞くと、ルーティン作業を黙々とこなす姿をイメージされるかもしれません。実際は、社内外の多くの方々とコミュニケーションを取りながら、自らの判断で調整を進めていく「自律性」が求められます。お客様の要望を汲み取り、どうすれば期待に応えられるかを考える。そんな「サポート力」を生かして誰かの役に立ちたいと考えている方なら、大きなやりがいを感じられると思います。
私自身、日々の業務を通じてお客様から「ありがとう」と感謝の言葉をいただくたびに、この仕事を選んで良かったと実感しています。就職活動の段階から少しでも働くイメージを持てるよう、ぜひ説明会などで先輩社員の生の声に触れてみてください。皆さんと一緒に働ける日を楽しみにしています!
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