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合否連絡を確実に届ける

――ステップナビとメッセージボックスの実装設計

合否連絡は、結果を知らせるだけでなく次の行動へ自然につなげる設計が重要です。
本記事では、ATS(採用管理システム)で標準的に備わる「ステップナビの合否メッセージ」と「メッセージボックス配信」の役割分担を、内容に沿って解説します。また装飾・動画・差し込み項目の活用、導線づくりまでを一気通貫で整理します。

合否連絡を確実に届ける――ステップナビとメッセージボックスの実装設計|採用管理システムLAB

1. 役割を分ける:合否はステップナビ、詳細はメッセージボックス

合否連絡の出し分けは、大きく2系統で分類ができます。

合否メッセージ(ステップナビ表示)

選考の履歴付与(出席・合格・不合格等)の操作に紐づけて設定します。応募者はマイページのステップナビから結果を確認します。合格者は次ステップ表示に切り替わるため、同じ合否メッセージを再表示できません。一方で不合格者は確認可能です。

メッセージボックス配信

対象の絞り込み配信既読/未読の把握ができ、繰り返し読んでほしい情報(次回の持ち物、接続URL、注意事項、参考コンテンツ等)に向いています。

実務では、合否という事実通知はステップナビ行動に必要な情報はメッセージボックスが基本線です。メール通知は「マイページに結果・詳細を掲載」と案内し、確認先をマイページに統一すると、応募者にもわかりやすくなります。

2. “読まれる”工夫:装飾・動画の埋め込み・差し込み項目

どちらのメッセージでも文字装飾(太字/サイズ/色/背景色)画像挿入リンク設置が可能です。応募者の理解を早めるために以下方法をご紹介します。

動画の埋め込み

採用担当者がスマートフォンで撮影した短尺コメント動画(例:一次合格おめでとう/次は何を見ます)をメッセージ内に直接再生できるようにします。手順はYouTubeに限定公開でアップ→「共有>埋め込む」で生成されたソースをコピー→メッセージ編集画面の「ソース」に貼り付けです。作り込んだ映像でなくても、直に語りかける”温度感が伝わります。

差し込み項目(クイックアップロード)

管理画面で作成したカスタム項目(例:一次面接官コメント)をCSVで一括登録し、挿入キーをメッセージ文中に置くと、配信時に個人別の内容へ自動変換されます。合格通知と同時に要点のフィードバックを添えられるのが利点です。

ルート/属性別テンプレート

早期選考対象、通常選考対象など複数テンプレートを用意しておき、履歴付与画面で対象に応じて選択します。同じ“合格”でも次の案内が異なる場合に有効です。

3. 見落としを防ぐ導線:イベントステータス文言と連動させる

「届いているのに見られない」を避けるには、画面上の導線が要です。イベントステータス文言に「メッセージボックスで合否をご確認ください」「合格者限定コンテンツを公開」のように次の確認先を明記する設計をしておくことが重要になります。
メッセージ・コンテンツへのリンクはマイページ内で完結させ、右カラムのバナー(コンテンツメニュー)とも整合を取ります。合格→確認→予約/視聴までの連鎖を、1画面内で自然に辿れるようにしておくことが、実務の誤タップ・見落としを減らします。

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ACTION

採用管理システムを選ぶなら…

採用管理システムを選定する際には、以下のポイントを確認すると良いでしょう。

CHECK!

・合否=ステップナビ、詳細=メッセージボックスの二段構えで迷いを防止
動画埋め込みは「YouTube限定公開→埋め込みコード→ソース貼付」で実装
クイックアップロード+挿入キー個別フィードバックを自動差し込み
ルート別テンプレートを事前作成し、履歴付与画面から出し分け
イベントステータス文言次に見る場所を明示し、導線を一本化

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