1. 面接評価管理に残るアナログ運用の課題

実際の面接運用では、主に次のような作業が発生します。

■ 面接前の準備作業

• 応募者のエントリーシートを印刷する
• 履歴書や適性検査結果などの関連資料を印刷する
• 応募者ごとに資料をまとめてホチキスで留める
• 表紙を付け、面接官の人数分の資料を作成する

■ 面接評価の回収方法

• 面接評価シートに手書きで記入する
• Excel形式の評価シートを提出する
• 面接後に評価コメントをメールで送付する

このような運用では、人事担当者が各面接官から提出された評価を取りまとめ、面接評価を手作業で集計する必要があります。その結果、合否判断までにタイムラグが生じるだけでなく、Excelへの転記作業などで入力ミスといったヒューマンエラーが発生するリスクも高まります。
また、印刷された応募書類は個人情報そのものです。社内で資料を持ち歩く状況は、紛失や置き忘れといったセキュリティリスクを常に抱えている状態とも言えるでしょう。

2. 面接評価管理をデジタル化する仕組み

1章で見てきたように、紙やExcelを中心とした面接評価管理には、準備・回収・集計にかかる負担や、転記ミス、情報管理上のリスクといった課題があります。こうした課題を解決するため、多くの採用管理システム（ATS）では、面接資料の閲覧から評価入力までをオンラインで完結できる仕組みを提供しています。
ここでは、ATSを活用した面接評価管理の代表的な機能を紹介します。

面接官マイページによる面接資料のデジタル閲覧

採用管理システム（ATS）では、面接業務を効率化する機能として「面接支援モデル」を提供しています。この仕組みでは、面接官一人ひとりに専用の「面接官マイページ」を発行することができます。人事担当者がシステム上で面接官と応募者を割り当てるだけで、面接官は自身のマイページから担当する応募者の情報を閲覧できるようになります。エントリーシートや履歴書、適性検査の結果、過去の選考履歴などをオンラインで確認できるため、紙資料を配布する必要がなくなり、面接準備の効率化とペーパーレス化を同時に実現できます。

面接評価のWeb入力による評価回収の効率化

さらに、面接評価のWeb入力機能を活用することで、面接官はPCから直接評価を入力できます。評価項目へのチェックや所見の入力をその場で行えるため、面接終了後に評価シートを提出する必要がありません。入力された評価はシステム上で即時共有されるため、人事担当者が評価シートを回収してExcelなどに転記・集計する作業を削減できます。

AI面接アシスタントによる評価コメント作成の支援

企業によっては、AI面接アシスタントなどの機能を活用し、面接官の評価入力をサポートする取り組みも進んでいます。面接官が入力したキーワードをもとに評価コメントの作成を支援することで、コメント作成の負担を軽減するとともに、評価内容の記録をよりスムーズに行うことが可能になります。

このように、面接資料の閲覧から評価入力までをシステム上で一元管理することで、面接運用に伴う準備や回収、集計といった業務負担を大きく削減することができます。また、評価情報がリアルタイムで共有されることで、選考判断のスピードを高めることにもつながります。
結果として、人事担当者は評価の取りまとめ作業に時間を費やすのではなく、候補者とのコミュニケーションや選考設計など、より本質的な採用活動に注力できるようになります。

3. 面接評価管理をデジタル化する効果

面接官マイページを活用した面接評価管理のデジタル化は、単なるペーパーレス化にとどまらず、採用活動全体の効率と品質を高める効果があります。
評価情報は、面接官が入力した瞬間に人事担当者の管理画面へ反映されます。評価回収やExcel集計といった作業を待つ必要がなくなるため、合否判断までのスピードを大きく高めることができます。
選考スピードの向上は、候補者体験の改善にもつながります。評価の取りまとめに時間がかかると、候補者への連絡が遅れ、結果として選考辞退につながるケースも少なくありません。
また、紙資料の印刷や配布、回収、破棄といったプロセスが不要になることで、物理的な紛失リスクも大きく低減されます。さらにシステム上で閲覧権限を設定することで、必要な人だけが必要な情報にアクセスできる環境を構築することができます。
このように、面接評価管理をデジタル化することで、人事担当者は煩雑な集計作業から解放され、候補者フォローや面接設計など、より本質的な採用業務に時間を使えるようになります。

面接評価管理に関するよくある質問

評価項目の設定・カスタマイズに関する質問

Q.  面接の評価項目は、自社の基準に合わせて自由に設定できますか？

A.  各企業の評価軸やコンピテンシーに合わせて、評価項目を自由に設定できます。評価形式は、テキスト入力のほか、5段階評価などのスコア形式（ラジオボタン・プルダウンなど）にも対応しており、自社の面接基準に沿った評価シートを作成することができます。

Q.  事務系・技術系など、職種によって評価シート（項目）を出し分けることはできますか？

A.  職種ごとに異なる評価フォームを設定することで、事務系には事務系の評価項目、技術系には技術系の評価項目といった形で、面接官の画面に適切な評価シートを表示させることができます。

複数面接官による評価に関する質問

Q.  1人の応募者に対して、複数人の面接官がそれぞれ評価を入力することはできますか？

A.  面接設定で「面接官別レイアウト」を使用することで、1人の応募者に対して複数の面接官（例えば2〜3名）がそれぞれ評価を入力できるフォームを設定できます。また、それぞれの評価結果を一覧で確認できる「まとめフォーム」を作成することもできます。

Q.  同じ面接を担当している他の面接官の評価を、システム上で確認することはできますか？

A.  「評価参照」機能を利用することで、前の面接官が入力した評価やコメント（申し送り事項）を次の面接官のマイページ上に表示できます。これにより、過去の評価内容を参考にしながら面接を進めることができます。

まとめ